Phase pilote · notice de mise en service
Pour mettre un cabinet de courtage en service, du premier papier signé au premier appel analysé. Rédigé pour le courtier, utilisable tel quel par l'intégrateur qui l'accompagne.
Le courtier
Décide, signe, saisit lui-même les clés et les mots de passe.
L'intégrateur
Prépare la téléphonie et Microsoft 365, guide le courtier, mesure le temps.
BrokerOne
Fournit l'espace, le fichier d'installation et l'assistance de second niveau.
Avant de commencer
Rassemblez tout avant l'étape 1. Une pièce manquante se découvre toujours au pire moment. Les cases cochées restent enregistrées sur cet appareil. Les obligations légales ont leur propre liste, plus bas.
Avant le premier utilisateur
Déployer une solution d'IA crée des obligations pour le cabinet, pas seulement pour son fournisseur. L'intégrateur les passe en revue avec le courtier à l'étape 1. BrokerOne apporte un modèle ou une fonction pour la plupart d'entre elles.
Règlement (UE) 2024/1689. Le cabinet est « déployeur », BrokerOne est « fournisseur ». Les obligations s'appliquent par étapes depuis février 2025.
Le cabinet reste responsable du traitement. BrokerOne est son sous-traitant.
Pour tout cabinet qui emploie du personnel. L'assistant lit des mails professionnels et les appels sont transcrits : le personnel est informé avant, par écrit.
L'IA ne déplace aucune responsabilité.
Dans l'ordre
À la fin de chaque étape, tapez dans la case « Temps passé » le nombre de minutes qu'elle a pris. Le total se calcule seul, plus bas.
Chaque document porte une date et deux signatures.
Un collaborateur refuse : il n'est pas embarqué. Le mandat n'est pas signé : l'intégrateur ne touche à rien.
L'accueil de l'espace s'ouvre, au nom du cabinet.
Le code n'arrive pas : vérifiez l'adresse et les indésirables avant de recommencer.
La transcription de l'appel d'essai est lisible dans Telavox.
Le compte de service peut appeler, envoyer un SMS ou commander : arrêtez.
Le courtier tient le clavier. L'intégrateur lui remet le jeton par le coffre et le guide.
L'état passe de « Non testée » à « Testée », puis à activée. Du jeton, seuls les 4 derniers caractères restent visibles.
Le test échoue : ne cochez pas l'activation. Une configuration non testée échouerait chaque nuit sans rien dire.
L'application figure dans la liste, attribuée au seul groupe dédié. Le bouton apparaît dans Outlook après quelques heures.
Microsoft demande une autorisation qui ne figure pas ci-dessus : arrêtez.
Une personne à la fois.
Il apparaît dans la liste de l'équipe, avec le bon rôle.
Il apparaît « Administrateur », ou l'invitation a plus de 7 jours : annulez et réinvitez.
Il n'existe pas encore de « mot de passe oublié » : dites-le-lui. En cas d'oubli, BrokerOne envoie un lien de récupération.
Fait par le collaborateur lui-même, sur son poste. Personne ne peut le faire à sa place, et c'est voulu.
« Microsoft 365 connecté », avec sa propre adresse.
Une autre adresse s'affiche : un autre compte Microsoft était ouvert dans le navigateur. Déconnectez et recommencez.
Chaque raccord affiche « Connectée » et la date du test.
« Échec du test » : le message indique la cause. Ne poursuivez pas sur ce raccord.
Avec chaque collaborateur, sur son poste. Cinq essais.
Un mail professionnel ouvert dans Outlook. Le volet s'ouvre. En pied : le cabinet, le prénom et le rôle. Aucune adresse e-mail.
Un mail avec « Privé » dans l'objet. Bandeau « Message privé ». Aucune analyse.
Une réponse préparée, vers l'adresse de test. Un brouillon. Rien ne part avant le clic. La validation est enregistrée au nom de celui qui clique.
Un écran réservé, ouvert par un Membre. « Cette action est réservée aux administrateurs du cabinet. » Ce n'est pas une panne.
L'appel d'essai de l'étape 3, le lendemain. Il figure dans l'espace avec son analyse et des propositions à valider.
À tout moment : le prénom ou le mail d'un collègue s'affiche, ou une action passe alors qu'elle devait être refusée. Arrêtez tout.
L'intégrateur suit le cabinet avec son propre profil. Aucun compte n'est partagé.
Un accès « au cas où » est resté ouvert, ou un compte est utilisé à plusieurs.
Le relevé reste sur cet appareil. Copiez-le pour le transmettre à BrokerOne. N'y écrivez aucun nom de client ni aucun secret.
Un doute, un défaut, une autorisation inattendue ?
Arrêtez le montage et appelez votre référent BrokerOne. Un incident de sécurité se signale dans les 24 heures.