Pilootfase · handleiding voor de ingebruikname
Om een makelaarskantoor in gebruik te nemen, van het eerste ondertekende document tot het eerste geanalyseerde gesprek. Geschreven voor de makelaar, zo bruikbaar voor de integrator die hem begeleidt.
De makelaar
Beslist, ondertekent, voert sleutels en wachtwoorden zelf in.
De integrator
Bereidt de telefonie en Microsoft 365 voor, begeleidt de makelaar, meet de tijd.
BrokerOne
Levert de werkruimte, het installatiebestand en de tweedelijnsondersteuning.
Voor u begint
Verzamel alles vóór stap 1. Een ontbrekend onderdeel ontdekt u altijd op het slechtste moment. De aangevinkte vakjes blijven op dit toestel bewaard. De wettelijke verplichtingen hebben hun eigen lijst, verderop.
Vóór de eerste gebruiker
Een AI-oplossing invoeren schept verplichtingen voor het kantoor, niet alleen voor de leverancier. De integrator overloopt ze met de makelaar in stap 1. Voor de meeste levert BrokerOne een model of een functie.
Verordening (EU) 2024/1689. Het kantoor is ‘gebruiksverantwoordelijke’, BrokerOne is ‘aanbieder’. De verplichtingen gelden stapsgewijs sinds februari 2025.
Het kantoor blijft verwerkingsverantwoordelijke. BrokerOne is zijn verwerker.
Voor elk kantoor met personeel. De assistent leest professionele mails en gesprekken worden getranscribeerd: het personeel wordt vooraf schriftelijk geïnformeerd.
De AI verschuift geen enkele verantwoordelijkheid.
In volgorde
Typ na elke stap in het vakje ‘Bestede tijd’ het aantal minuten dat ze duurde. Het totaal wordt verderop vanzelf berekend.
Elk document draagt een datum en twee handtekeningen.
Een medewerker weigert: hij wordt niet aangesloten. Het mandaat is niet ondertekend: de integrator raakt niets aan.
De startpagina van de werkruimte opent, op naam van het kantoor.
De code komt niet aan: controleer het adres en de ongewenste mail voor u opnieuw begint.
De transcriptie van het testgesprek is leesbaar in Telavox.
Het serviceaccount kan bellen, een sms sturen of bestellen: stop.
De makelaar zit aan het toetsenbord. De integrator bezorgt hem het token via de kluis en begeleidt hem.
De status gaat van ‘Niet getest’ naar ‘Getest’ en daarna naar geactiveerd. Van het token blijven alleen de laatste 4 tekens zichtbaar.
De test mislukt: vink de activering niet aan. Een niet-geteste configuratie zou elke nacht stilzwijgend falen.
De app staat in de lijst, alleen toegewezen aan de specifieke groep. De knop verschijnt na enkele uren in Outlook.
Microsoft vraagt een machtiging die hierboven niet staat: stop.
Eén persoon tegelijk.
Hij verschijnt in de teamlijst, met de juiste rol.
Hij verschijnt als ‘Beheerder’, of de uitnodiging is ouder dan 7 dagen: annuleer en nodig opnieuw uit.
Er bestaat nog geen ‘wachtwoord vergeten’: zeg het hem. Bij verlies stuurt BrokerOne een herstellink.
Door de medewerker zelf, op zijn toestel. Niemand kan het in zijn plaats doen, en dat is zo bedoeld.
‘Microsoft 365 verbonden’, met zijn eigen adres.
Er verschijnt een ander adres: er stond een ander Microsoft-account open in de browser. Verbreek en begin opnieuw.
Elke aansluiting toont ‘Verbonden’ en de datum van de test.
‘Test mislukt’: het bericht geeft de oorzaak. Ga op die aansluiting niet verder.
Met elke medewerker, op zijn toestel. Vijf tests.
Een professionele mail geopend in Outlook. Het paneel opent. Onderaan: het kantoor, de voornaam en de rol. Geen e-mailadres.
Een mail met ‘Privé’ in het onderwerp. Banner ‘Privébericht’. Geen analyse.
Een voorbereid antwoord, naar het testadres. Een ontwerp. Niets vertrekt vóór de klik. De validatie staat op naam van wie klikt.
Een voorbehouden scherm, geopend door een Lid. Een melding dat de actie voorbehouden is aan de beheerders van het kantoor. Dat is geen storing.
Het testgesprek van stap 3, de dag nadien. Het staat in de werkruimte met zijn analyse en voorstellen ter validatie.
Op elk moment: de voornaam of de mail van een collega verschijnt, of een actie lukt terwijl ze geweigerd moest worden. Stop alles.
De integrator volgt het kantoor op met zijn eigen profiel. Geen enkel account wordt gedeeld.
Er is een toegang ‘voor het geval dat’ open gebleven, of een account wordt door meerdere personen gebruikt.
De opname blijft op dit toestel. Kopieer ze om ze aan BrokerOne te bezorgen. Schrijf er geen klantnaam en geen geheim in.
Een twijfel, een fout, een onverwachte machtiging?
Stop de montage en bel uw BrokerOne-contactpersoon. Een beveiligingsincident wordt binnen 24 uur gemeld.